xii
Chapter 7
Facilities Management as a Cost Control Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
136
Utility Cost Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Types of Energy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Controlling Utility Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Utility Cost Control Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Preventive Maintenance Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Contracting Preventive Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Steps in Risk Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Ways to Manage Risk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Chapter 8
Operating Budget and Performance Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
The Operating Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Cost of Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Labor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Prime Cost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Other Controllable Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Controllable Income . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Noncontrollable Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Operating Income . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Corporate Overhead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Interest Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Other Income/Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Income before Income Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
The Budgeting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Step 1: Establish a Timeline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Step 2: Consider Goals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Step 3: Gather Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Step 4: Determine Level of Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Step 5: Submit Budget for Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Cash Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Fixed and Flexible Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Performance Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Financial Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166