xiii Checking Spelling and Grammar. . . . . . . . . . . . . . . . 187 Readability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Application and Extension of Knowledge . . . . 193 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Chapter 6 Formal Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Section 6.1 Creating a Business Letter . . . . . . . 198 Standard Business Letter Format . . . . . . . . . . 199 Standard Letter Elements . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Additional Letter Elements . . . . . . . . . . . . . . . 204 Formatting a Business Letter . . . . . . . . . . . . . 206 Section 6.2 Creating a Report . . . . . . . . . . . . . 211 Creating a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Formatting a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Section 6.3 Ethical Practices for Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Intellectual Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Software Piracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Proper Usage of Information. . . . . . . . . . . . . . 232 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Application and Extension of Knowledge . . . . 237 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Chapter 7 Presentation Software . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Section 7.1 Creating a Professional Presentation . . . . . . . . . . . . . 242 Purpose and Planning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Working with a Presentation . . . . . . . . . . . . . . 248 Managing the Presentation . . . . . . . . . . . . . . . 261 Section 7.2 Adding Transitions and Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Creating a New Presentation . . . . . . . . . . . . . 265 Advanced Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 Section 7.3 Charts, Tables, and Handouts . . . . 278 Creating Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Creating Charts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Creating Speaker Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Creating Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Application and Extension of Knowledge . . . . 291 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Chapter 8 Spreadsheet Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Section 8.1 Introduction to Spreadsheets . . . . 296 Origin of Spreadsheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Using Spreadsheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Entering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Using Formulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Editing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Section 8.2 Managing Data in Spreadsheets . . 306 Customizing the Appearance . . . . . . . . . . . . . 307 Changing Data Locations . . . . . . . . . . . . . . . . 314 Rearranging Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 Locating, Organizing , and Viewing Data . . . . 319 Printing a Spreadsheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328 Application and Extension of Knowledge . . . . 329 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 Chapter 9 Advanced Spreadsheet Uses . . . . . . . . . . . . 332 Section 9.1 Calculating with Functions . . . . . . . 334 Using Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 Complex Financial Formulas. . . . . . . . . . . . . . 341 Logical Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343 Section 9.2 Visual Enhancements of Data . . . . 346 Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347 Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349 Spreadsheet Charts in Text Documents . . . . . 352 Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Comma-Separated Values Files . . . . . . . . . . . 356 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Application and Extension of Knowledge . . . . 359 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361 Chapter 10 Database Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Section 10.1 Introduction to Databases . . . . . 364 Overview of Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Examining a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Creating a Database Structure . . . . . . . . . . . . 371 Section 10.2 Importing and Viewing Data . . . . 377 Importing Records into a Database . . . . . . . . 378 Securing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 Viewing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380 Joining Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388 Section 10.3 Queries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Locating Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Creating Calculated Fields . . . . . . . . . . . . . . . 401 Creating Statistical Fields . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Chapter Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406 Chapter Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406 Application and Extension of Knowledge . . . . 407 Capstone Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409